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XpertPharma para Farmacias
XpertPharma (mr), la
versión de XpertMart para cadenas de farmacias ofrece un sistema
de
automatización y optimización del proceso de
comercialización y control de
inventarios. Desde la generación de pedidos a los proveedores,
pasando por la
recepción de la mercancía, venta de la mercancía,
control de pagos a los
proveedores y el análisis de ventas y su relación con las
existencias óptimas
en inventario XpertPharma le ayuda a aumentar las ventas en un 20% a la
vez que
disminuye la inversión en inventario en un 20%.
Para lograr un control
completo y óptimo de la operación de una cadena de
farmacias con decenas de
tiendas y miles de artículos diversos se tiene que llevar el
control preciso y
exacto de cada uno de las operaciones más pequeñas.
Conocemos este nivel de
control y de datos como el nivel granular. Se reciben tres piezas de un
medicamento en la tienda 48. Necesitamos tener el renglón del
recibo que
muestran las tres piezas. Este recibo a su vez genera una entrada en el
Kardex
de inventario y ahora quedan tres piezas de este medicamento en el
inventario.
Hay que guardar el dato granular de las tres piezas en inventario en la
tienda
48. Después se vende uno de estos medicamentos y hay que guardar
el dato del
renglón de la factura de esta venta. La factura a su vez genera
una entrada en
el Kardex de inventario y ahora solo quedan dos piezas de este
medicamento en
el inventario.
Así se guardan miles y
miles de datos básicos de lo que ocurre en cada uno de las
farmacias.
XpertPharma guarda todos estos datos con suma precisión.
Respalda todos los
movimientos con nuestro "triangulo
de control" que consiste en el documento que afecto inventario, la
entrada
en el Kardex del movimiento y la cantidad en inventario.
Llevando este control
de forma exacta podemos entonces tener total confianza en nuestros
datos y
basarnos en ellos para ejercer el análisis y control de nuestros
pedidos,
recepciones, inventarios, ventas y pagos a proveedores.
En una cadena de tiendas
necesitamos comunicar los datos en forma oportuna y exacta a la oficina
central
para su análisis y proceso. XpertPharma tiene un sistema de
sincronización de
bases de datos ágil y efectiva que asegura que toda la
información llega a su
destino en forma totalmente automática. Basta una vez al
día para llevar un
bueno control pero si se desea se pueden sincronizar datos cada 20
minutos para
tener el pulso del negocio muy de cerca.
Teniendo datos precisos y
detallados de lo que tenemos en inventario y lo que se vende,
XpertPharma le
permite establecer un inventario ideal para cada artículo en
cada farmacia. Si
maneja 12,000 artículos diversos en 160 farmacias entonces se
trata de
establecer 1,920,000 combinaciones de existencias ideales para cada
artículos -
farmacia. Se puede ver que esto es una tarea que sólo con un
sistema se puede
ser de forma precisa.
La herramienta de
mínimos y máximos en XpertMart nos permite analizar las
ventas y en base a las
ventas fijar la existencia ideal en inventarios. Hay reglas basadas en
la
realidad muy seguras que nos guían para lograr un inventario
ideal y
productiva. Primer regla: No puedo vender lo que no tengo en la
farmacia. Si
veo que algo tuvo venta digamos el primer día de la semana y se
agoto y una
semana después veo que sigue sin existencia el inventario puedo
estar seguro
que no iba a vender más. Solo voy a saber cuanto es lo que
pudiera a llegar a
vender de ese artículo cuando tengo suficiente inventario para
que no se me
agote. Una segunda regla es que si tengo el equivalente de tres meses
de ventas
en el inventario el enviarles más artículos de lo mismo
no va a subir mis
ventas. Sería mercancía que voy a financiar sin recibir
nada a cambio excepto
que la mercancía se envejezca y sube mi riesgo de perdida de la
misma.
Entonces con la
herramienta de mínimos de XpertPharma puedo analizar las ventas
de las últimas
seis semanas por ejemplo y dividir eso entre tres para tener una
existencia
ideal equivalente a dos semanas de ventas. ¿Por qué
quisiéramos tener dos semanas
de venta si nuestro proveedor nos puede entregar diario o cada tercer
día?
Bueno porque las ventas no se dan en forma fija estable. De una
medicina que
venda uno por día de repente pueden llegar tres personas que me
piden dos cada
uno para un total de seis piezas. No quiero perder ventas por no tener
la
medicina solicitada. Y tengo la seguridad de que aunque no se de una
venta
extraordinaria puedo sacar la mercancía que tengo en dos semanas
bajo
condiciones normales. Así la inversión en inventario no
representa un riesgo.
Una vez que se
determina el inventario ideal para cada artículo en cada tienda
hace falta
tomar acciones de abasto o distribución para asegurar que
efectivamente en la
práctica cada farmacia tenga lo que debe tener de cada
artículo. Para esto
XpertPharma cuenta con varias herramientas entre las que se encuentran
Pedidos
Automáticos.
El proceso de Pedidos
Automáticos hace una operación muy sencilla, pero lo hace
1,920,000 veces como
se calculo arriba. Por cada combinación de artículo -
tienda ve cuantos debe
tener en inventario según el mínimo calculado. De este
cantidad ideal en
inventario resta la cantidad que en si tiene en inventario en este
momento,
luego de la diferencia resta lo que se ha pedido y esta por entregarse.
Si todavía
falta para tener el inventario ideal entonces lo incluye en un pedido
automático al proveedor. Como este es un proceso automatizado se
puede hacer
todos los días.
Como se ha explicado
XpertPharma nos va indicar cual es el inventario ideal que debemos
tener y
generar los pedidos necesarios para tener esta existencia ideal. Pero
todo esto
no sirve de nada si nuestros proveedores nos van a entregar lo que
ellos
quieran. (Si el proveedor esta sobre inventariado de cierta medicina y
no nos
cuidamos nos lo va a entregar y probablemente es algo que no nos hace
falta.
Vamos a terminar por invertir en esta mercancía sin tener ni
siquiera la
seguridad de poderlo vender.)
XpertPharma le permite
fijar reglas para la recepción de mercancía de los
proveedores en las
farmacias. Con estas reglas se puede determinar si se va a permitir
recibir
mercancía sin la necesidad de un pedido por medio. (Esta es una
opción que deja
al criterio del empleado en la farmacia decidir si quiere recibir o no
la
mercancía.) Si solo se va a permitir recibir la mercancía
que esta en un pedido
entonces se fijan la reglas para ver que variantes se permiten o no.
¿Puede
recibir más piezas de una medicina que las solicitadas en el
pedido? ¿Pueden
recibir menos piezas de una medicina que las solicitadas en el pedido?
¿Se
pueden recibir medicinas adicionales a las que dice el pedido?
¿Se pueden
recibir medicinas a otro costo que el que esta indicado en el pedido?
Lo
importante es tener el mayor control sobre lo que uno recibe porque
así se va a
tener el mayor control sobre el inventario en si.
Es importante ligar el
proceso de pagos con el proceso de recepción. Solo se debe pagar
al proveedor
los mercancías que se han registrado en XpertPharma como
recibidas. Así se
asegura que lo que se esta pagando ha entrado al control de XpertPharma
y no ha
tenido otro destino. XpertPharma incluye un sistema de cuentas por
pagar con el
que se pueden administrar los pagos a los proveedores en base a los
recibos de
XpertPharma.
Como se puede apreciar
XpertPharma administra todo el proceso de compra desde generar pedidos,
recibir
la mercancía y pagar a los proveedores.
La comercialización es
un proceso muy dinámico. Por lo que se deben revisar con
bastante frecuencia
los niveles ideales de inventario. Al surtir correctamente las
farmacias van a
subir las ventas y será necesario subir el inventario ideal. Se
vuelve a correr
el proceso para fijar mínimos y se lograr este ajuste. Aparte de
no perder
ventas por cualquier medicina que buscan sus farmacias empiezan a tener
la fama
de siempre tener lo que uno busca. Esto sube la venta de todos los
productos en
la farmacia.
Puede ser que baje el
nivel de ventas de alguna medicina por cambio de temporada (de resfrios
a
quemaduras de sol por ejemplo). O hubo alguna venta fuera de lo normal
que no
se repite después de varias semanas. El proceso de fijar
mínimos va a detectar
esto y bajar el nivel en inventario.
Debido a todos estos
cambios la mercancía puede quedar mal distribuido en las
farmacias. (También
puede ser porque apenas se empieza a usar XpertPharma.) XpertPharma
tiene
también un proceso que permite balancear inventarios entre
farmacias sugiriendo
traspasos entre una farmacia y otra. Envía lo que sobra en una
farmacia a otra
farmacia dónde hace falta. Esto tiene la ventaja de subir las
ventas y bajar
los inventarios sin hacer compras adicionales a los proveedores.
Nosotros damos una
capacitación completa al personal de su empresa para que puedan
aprovechar
todas las ventajas de XpertPharma para controlar el inventario y el
proceso de
compras. Además podemos ofrecer el servicio de análisis
de inventarios como un
servicio adicional.
XpertPharma cuenta con
más de 300 reportes para analizar cada aspecto del proceso de
comercialización.
Además tiene un diseñador de reportes propio con el que
se pueden hacer
reportes a la medida para contestar cualquier duda o llenar cualquier
requerimiento. Por medio de estos reportes aprenden acerca de todas las
dimensiones del proceso comercial que hace un éxito de sus
farmacias.
En XpertPharma se
clasifican las medicinas por Producto (Peptobismol por ejemplo), luego
por
Forma (suspensión o cápsulas) luego por
Concentración (al 1% por ejemplo) y por
último por Presentación (12 pastillas o 150 ml por
ejemplo). De esta forma se
especifican a detalle las medicinas y nos permite hacer análisis
a varios
niveles. Por ejemplo si deseamos saber si se vende más
Peptobismol o Kaopectate
sumando todas sus Formas, y Presentaciones. Además de esto se
clasifican las
medicinas en cuatro niveles de Línea, Clase, Subclase y Tipo
para llegar al
Departamento en si que puede ser el uso de la medicina en si.
Nuestra experiencia con
farmacias ha sido en México, El Salvador, Estados Unidos y
Canadá. Inicialmente
trabajamos con una cadena de siete farmacias en Tijuana con otro
sistema que
distribuíamos. En base a las experiencias obtenidas allí
diseñamos XpertPharma.
En El Salvador nuestra experiencia ha sido con una cadena de nueve
farmacias.
Estas farmacias vendían además una amplia gama de
productos desde dulces,
refrescos, cosméticos, algunos abarrotes y tarjetas de
felicitación.
Actualmente XpertPharma se usa en pequeñas cadenas de farmacias
naturistas y de
nutrición en Estados Unidos y Canadá.
Este párrafo habla de
una de las experiencias vividas con las farmacias en Tijuana.
"Después de
instalar un sistema nuestro, una farmacia en Tijuana, México
empezó a usar
Ordenes de Compra con sus proveedores por primera vez. Al comparar sus
Ordenes
de Compra contra sus Recibos de Inventario, nuestro cliente se dio
cuenta que
un proveedor de medicinas frecuentemente le enviaba medicamentos de una
dosis
más cara de la que había pedido y de la cual ya estaba
surtido más que
suficiente. Desde entonces, esa farmacia ha ejercido mayor control
sobre sus
proveedores para asegurar que siempre se le entregan los productos y
las
cantidades que ha pedido y que no se quede con inventario excesivo."
XpertPharma es una
presentación de XpertMart y XpertMart ha comprobado su
efectividad en cadenas
de más de cien tiendas así que con XpertPharma obtiene
toda esta experiencia y
solidez.
Podemos hacer
enlaces entre XpertPharma y los sistemas de sus proveedores para
automatizar
aún más los procesos.
Según el
tamaño de
su cadena también podemos hacer modificaciones y adiciones a
XpertPharma para
asegurar que cumpla todos los requisitos de su negocio hoy y a futuro.
Nos daría
mucho
gusto poder ser sus socios en informática. Podemos ofrecerles
nuestro software
en pagos mensuales sin intereses. Así los
beneficios de XpertPharma le ayudan a pagar por el
mismo software.
Estamos
a sus órdenes para demostrar XpertPharma, contestar sus
preguntas y ampliar
esta información.
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